I det følgende vil blive gennemgået en række generelle forhold som primært vedrører afdelingskassererne i MGU.

Ud over dette så vil der være en række forhold, som primært omhandler den enkelte afdeling i MGU. Det er derfor vigtigt, at kassererne bruger lidt tid på at beskrive disse forhold, så afdelingen også er velfungerende den dag den erfarne kasserer fratræder og en ny tiltræder, der i sagens natur ikke kender alle disse specielle forhold.

Hvis en kasserer er i tvivl om, hvordan man kan lave noget sådant, så prøv at kigge på fodbolds hjemmeside, hvor der er beskrevet de opgaver, som bestyrelsen og herunder kassereren har. Det kan give inspiration til selv at komme igang.

Er man i tvivl om noget, så er man altid velkommen til at kontakte hovedkasserer Gert Svendsen på tlf. 97402440 eller GertSvendsen@mail.tele.dk. Handler det om, at man er usikker på om tilskud fra kommunen, opfordres man til at kontakte fodbold eller håndbolds kasserer, da de ved mere om dette område.

Foreningens regnskab bogføres i programmet Conventus, som findes på www.conventus.dk.

Hvert kvartals bogføring skal føre fuldført af de enkelte kasserer senest 14 dage efter udløbet af kvartalet. Tallene på dette tidspunkt bliver bl.a. brugt til at afregne moms efter.

En instruktion i brugen af regnskabsdelen i Conventus kan findes på vedhæftede fil.

Kontoplanen til bogføring i conventus i excel format findes på vedhæftede fil.

De enkelte afdelinger, der er med i MGU er ikke selvstændige foreninger. De er afdelinger under MGU. Det betyder, at der ikke udarbejdes et særskilt regnskab for den enkelte afdeling ud over perioderegnskabet. Den enkelte afdelings regnskab indgår i et samlet regnskab for MGU, som bliver revideret samlet i slutningen af februar, når hovedkassereren indkalder til revision.

Indkaldelsen sker skriftligt med angivelse af, hvad man skal medbringe af materiale og i tilfælde af, at kasseren fratræder sin post, så er det den afgående kasserer, der skal møde op til revisionen. Den tiltrædende kasserer må selvfølgelig også gerne møde op.

Revisionen foretages af 2 folkevalgte revisorer, der udarbejder et ét sides dokument over, hvad der er gennemgået, og hvilke bemærkninger som revisioren måtte have haft.

Ud over regnskabet, så underskriver revisoreren også en erklæring til kommunen om, at han har konstateret, at de tilskudansøgninger afdelingen har indsendt, der er medlemsafhængig er korrekte. Denne erklæring skal afdelingskasseren selv indsende til kommunen.

I slutningen af hvert år får afdelingskassererne en opgørelse fra hovekasseren.

Opgørelsen indeholder en kontingent opkrævning på p.t. kr. 75 pr. medlem, hvor man selv skal udfylde, hvor mange medlemmer man har.

Endvidere er der en opkrævning for den enkelte afdelings andel af MGU's hjemmeside til de afdelinger, som er tilknyttet hjemmesiden.

Kontingentet bruges bl.a. til at betales forskellen imellem Mejrup Kultur- & Fritidscenters opkrævning af klubhus og mødelokale leje og kommunens tilskud. Dette bliver modregnet på den samme opgørelse.

Hovedafdelingen betaler endvidere for bogføringen og regnskabsudarbejdelsen, som er nævnt under Regnskab. Hovedafdelingen betaler også for hele foreningens medlemsskab af DGI og Holstebro Idrætsforbund, mødeudgifter i forbindelse med hovedbestyrelsesmøder samt driften af bladet Nyx i tilfælde af, at det måtte give underskud.

Der ansøges hos kommunen om diverse tilskud. Deadlines er vigtige at overholde.
Oversigt om ansøgninger og ansøgningsblanketter kan hentes hos person- og kulturforvaltningen på
http://foreningsportalen.holstebro.dk/

Der er p.t. følgende vigtige deadlines:

Slutafregning af lokaletilskud = 1, april
Ansøgning om aktivitetstilskud = 1. april

Bloktilskud = 1. april
Foretages i samarbejde med centerbestyrelsen.
Omhandler tilskud i form af et grundtilskud og et medlemstilskud.
Forudsætninger for at ansøge: årsregnskab, erklæring om kontingentsatser, medlemsopgørelse (0-17 + 18-25 + over 25).Kommunen udsender ansøgningsskemaer i januar måned. Klubben ansøger til 1. april.
Udbetaling fra kommunen i juni/juli.

Kursustilskud eller tilskud til leder & instruktøruddanelse = 1. april
Der ansøges hos kommunen om tilskud til kurser fx trænerkurser, dommerkurser.
Der skal ansøges senest 1/4, men i praksis gøres dette straks man har regningen, idet kommunen har en afgrænset tilskudspulje.

Nærmere om betingelserne og skemaer kan findes på foreningsportalen under punkt 3: Tilskudfolderen

MGU er momspligtig. Det er den enkelte afdeling dermed også.

De regler der gælder m.h.t. momsfritagelse p.g.a. omsætningens størrelse er den enkelte afdeling ikke omfattet af, fordi den netop ikke er en selvstændig afdeling men en del af MGU.

MGU driver kiosken, og den omsætning MGU har her gør, at vi er momspligtig.

MGU's CVR nummer er 25958128. Det nummer skal påføres alle regninger, som afdelinger udsteder, hvor der er moms tillagt.

Der skal tillægges moms på alle regninger til firmaer på f.eks. annoncer og sponsorater. Der skal ikke tillægges moms på kontingenter; men der skal faktisk tillægges moms på arrangementer, hvor der sælges billetter. Der kan dog opnås momsfritagelse til sådanne arrangementer, når der er tale om amatør idræt.

Tilsvarende kan der fradrages moms på udgifter, der vedrører ovennævnte indtægter, hvor der er udgående moms på. Det styrer bogføringsfirmaet via de konti, der bogføres på. Er der tale om en ny konto, så er det en god ide at gøre opmærksom på, at kontoen skal være med momsfradrag.

Selve afregningen af momsen overfor SKAT sker af hovedafdeling. Skal man betale moms i en afdeling, så får man hovedafdelingens kontonummer af hovedkassereren. 

Udover at MGU har et CVR nummer, så skal den enkelte afdeling også have et CVR nummer. Det er ikke et aktivt CVR nummer, der bruges til moms. Det er et CVR nummer, som afdelingen skal have for, at kommunen kan tilknytte en NEM konto til. Den bruger de til at udbetale tilskud på.

Alle de eksisterende afdelinger har allerede dette CVR nummer. Nye afdelinger under MGU kan få et sådant ved at gå ind på www.nemkonto.dk og følge vejledningen.